一、科技查新档案管理是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特制定本档案管理制度。

    二、科技查新档案包括科技查新合同、查新报告书以及查新项目的主要技术资料。查新档案须立卷保管。

    三、科技查新档案属机密性档案，必须指定专人保管，并有固定的场所和专用文件柜。

    四、每一项查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案管理人员，档案管理人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

    五、查新档案同时以印刷版、电子版形式归档，印刷版形式按一定标准装入档案袋专柜存放，电子版形式刻成光盘保存。

    六、查新档案一般仅供上级检查和本部门人员工作参考之用，近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新部门负责人的批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅读。

    七、档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄露、毁容将追究当事人的责任并严肃处理。 

    八、查新档案还包括和查新有关的文档：上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿；科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见；查新人员培训计划及培训证书复本等。以上材料属永久保存档案。